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Solution de gestion de notes de frais qui numérise et organise vos reçus, cartes de visite et documents en données exploitables.
Shoeboxed est une solution de gestion des dépenses qui numérise et organise vos reçus, cartes de visite et documents en données exploitables. Elle propose une application mobile et un service de numérisation pour centraliser facilement vos justificatifs. Vous pouvez exporter vos données vers les principaux outils comptables pour un suivi simplifié.
🎯 Idéal pour : les petites entreprises et indépendants souhaitant digitaliser leurs justificatifs de dépenses.
Shoeboxed est un logiciel de gestion de reçus et de dépenses, développé par Shoeboxed Inc., une société américaine spécialisée dans les solutions de numérisation depuis 2007. Ce logiciel se positionne dans le segment des outils de dématérialisation comptable et de tenue de registre pour les professionnels. Sa fonction principale : permettre aux utilisateurs de scanner, classer et archiver leurs reçus de dépenses dans un format conforme aux exigences fiscales, notamment américaines.
En plus de l’application mobile, Shoeboxed propose un service unique : les utilisateurs peuvent envoyer leurs reçus papier par courrier postal avec une enveloppe préaffranchie, qui seront ensuite scannés et ajoutés à leur compte. La compatibilité avec les logiciels comptables populaires comme QuickBooks, Xero ou Wave simplifie la récupération des données.
Bref, Shoeboxed se destine clairement à ceux qui veulent automatiser le traitement de leurs documents comptables physiques tout en sécurisant leur archivage.
Pour ce test de Shoeboxed, nous avons principalement exploré la version web ainsi que les usages liés au scan mobile et aux envois de reçus par courrier. Notre protocole a inclus la numérisation de reçus variés, la catégorisation automatique, l’intégration avec QuickBooks et l’évaluation de la reconnaissance OCR. Nous avons aussi testé l’expérience utilisateur du tableau de bord et la capacité de gestion multi-clients. Les fonctionnalités sont bien conçues, simples à prendre en main, mais quelques imperfections subsistent dans l’automatisation des catégories. L’expérience de scan postal a été bluffante de simplicité. Voici les principales fonctions testées.
Nous avons capturé une quinzaine de reçus via l’app iOS. L’application est rapide, l’OCR précis, mais quelques erreurs d’import occasionnelles sont apparues.
Avec l’enveloppe préaffranchie, nous avons envoyé une pile de reçus physiques. Moins de 5 jours plus tard, tous étaient numérisés et bien rangés.
La plateforme classe automatiquement chaque reçu selon sa nature. Sur 30 reçus, seuls 2 furent mal catégorisés : le tag manuel reste simple.
L’intégration avec QuickBooks fonctionne bien : nos données étaient synchronisées en quasi temps réel, avec export propre et structuré.
La grille tarifaire de Shoeboxed se compose de trois formules principales : Starter (29 USD/mois) pour 25 reçus, Professional (59 USD/mois) pour 150 reçus et Business (89 USD/mois) pour 300 reçus ; toutes incluent les scans postaux. Des réductions existent pour les paiements annuels.
Comparé à des concurrents comme Expensify ou Receipt Bank (Dext), Shoeboxed mise sur une approche hybride digital + papier unique. Là où Expensify est plus robuste en gestion des dépenses pro, Shoeboxed s’en sort mieux pour le traitement physique des reçus.
Le ROI peut être intéressant si vous traitez beaucoup de justificatifs mensuels ou si le temps économisé sur la saisie manuelle compense le coût mensuel. Toutefois, au-delà de 150 ou 300 reçus par mois, les tarifs s’envolent et une solution interne ou concurrente plus économique peut être à considérer. Bonus : scan illimité d’enveloppes avec crédits cumulables non utilisés.
Plusieurs points forts rendent Shoeboxed séduisant. En premier lieu, son service d’envoi postal : il suffit de déposer les reçus physiques dans une enveloppe, et Shoeboxed se charge du reste. Aucun besoin de scanner soi-même.
Deuxième avantage : l’OCR est fiable et précis. Les reçus sont transformés en informations structurées en quelques secondes sur appli. Troisième point : les intégrations comptables gagnent en efficacité, notamment avec QuickBooks où la synchronisation est fluide.
Nous avons aussi apprécié l’archivage cloud sécurisé qui permet de retrouver n’importe quel reçu grâce au moteur de recherche natif. Enfin, le support client est réactif : nous avons eu une réponse claire à une question technique en moins de deux heures.
Malgré ses nombreux atouts, Shoeboxed présente quelques limites. L’absence d’application Android performante nuit à l’universalité du service. D’après nos essais, l’appli Android est peu mise à jour et moins fluide.
Les tarifs peuvent aussi grimper vite si l’on dépasse les volumes inclus. Le manque d’une gestion collaborative poussée (droits multi-utilisateurs avancés) peut limiter son usage pour des équipes. Enfin, certains reçus très peu lisibles sont mal interprétés par l’OCR, entraînant des corrections manuelles. Shoeboxed peut évoluer sur ces points pour séduire un public plus large ou plus complexe.
Concernant les avis Shoeboxed, les scores sur les principales plateformes nous donnent un bon aperçu de sa réputation globale. Sur G2, Shoeboxed atteint 4.3/5 sur 38 avis vérifiés. Du côté de Capterra, la note est également de 4.3/5, avec 180 utilisateurs. Sur Trustpilot en revanche, le logiciel est beaucoup moins présent, avec seulement 3.8/5 sur 21 avis.
Notre note moyenne est de 4.3, ce qui place Shoeboxed dans la bonne fourchette du marché. En comparaison, Dext (anciennement Receipt Bank) affiche autour de 4.5, tandis que Expensify descend parfois sous les 4.2. Ces avis renforcent l’idée que Shoeboxed est solide mais avec quelques marges d’amélioration. Dans les commentaires, la qualité du support client, le service postal et la facilité de gestion des taxes reviennent comme points positifs.
En conclusion, notre test de Shoeboxed confirme qu’il s’agit d’un excellent choix pour les freelances, travailleurs indépendants ou petites entreprises cherchant à externaliser le traitement de leurs reçus papier sans complexité. L’originalité du service d’envoi postal, enrichi d’une bonne application iOS et d’un système d’OCR précis, rend Shoeboxed réellement utile dans la vie professionnelle quotidienne.
Son intégration fluide avec les outils comptables, comme Xero ou QuickBooks, renforce cet avantage. Les points faibles à retenir : absence d’une vraie appli Android, fonctions limitées pour les équipes, et prix pouvant grimper si les volumes explosent.
Nous recommandons Shoeboxed pour les profils qui accumulent des piles de reçus physiques à numériser chaque mois et qui veulent s’en débarrasser efficacement. Si vous êtes déjà 100% numérique dans vos reçus, une alternative comme Expensify ou Dext pourrait être plus adaptée. En somme, Shoeboxed vaut clairement le coup dans les cas bien ciblés. Le service postal combiné à sa simplicité d’usage lui donne une réelle valeur ajoutée sur son segment.
